Gala Dinner là gì? quy trình tổ chức đêm gala thành công

Du nhập vào Việt Nam chưa lâu nên thuật ngữ Gala Dinner có lẽ còn hơi xa lạ với nhiều người. Việc tổ chức Gala Dinner nhằm mục đích gì? Những ý tưởng, kịch bản cho bữa tiệc cuối năm của doanh nghiệp là gì? Cần lưu ý điều gì khi tổ chức sự kiện này? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết sau đây của công ty tổ chức sự kiện Nguyễn An Event.

Gala Dinner là gì?

Gala Dinner là sự kiện được tổ chức với mục đích ăn mừng; khen thưởng và tri ân khách hàng của một doanh nghiệp.

Một bữa tiệc Gala thường bao gồm những hoạt động như trình bày về giải thưởng của doanh nghiệp, nhân viên của năm, tiết mục giải trí,…

Số lượng người tham gia trong một sự kiện này thường từ 50 người trở lên. Thông thường những đêm tiệc này sẽ có chủ đề riêng do doanh nghiệp đưa ra. Và những vị khách tham dự sẽ “diện” những trang phục theo chủ đề đó.

Tổ chức gala dinner được xem là một buổi lễ quan trọng của doanh nghiệp( nguồn internet)

Ý nghĩa của đêm Gala

Ngoài mục đích chính là tri ân khách hàng; việc tổ chức tiệc cuối năm sẽ đảm bảo nguồn đầu tư được đều đặn.

Thông qua sự kiện này doanh nghiệp có thể:

• Giới thiệu sản phẩm mới.
• Chia sẻ những tin tức về sự phát triển của dự án.

Không chỉ thế, với những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp; các cổ đông và nhân viên sẽ an tâm và hào hứng hơn khi làm việc hoặc hợp tác với công ty.

3 Yếu tố tạo nên một chương trình Gala Dinner thành công

Ý tưởng độc đáo 

Kết hợp Du Lịch cùng Gala Dinner

Doanh nghiệp có thể tổ chức Gala Dinner kết hợp du lịch ngắn hạn tại các bãi biển, khu du lịch… (Nguồn: internet)

Đây là một sự kết hợp hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn tận dụng cơ hội cuối năm giúp tinh thần của nhân viên thoải mái.

Đồng thời đây cũng là một cơ hội tốt để cải thiện mối quan hệ của những thành viên trong công ty.

Khi thực hiện loại hình này; doanh nghiệp có thể liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện. Để họ có thể hỗ trợ làm việc với những công ty du lịch phù hợp.

Tuỳ vào ngân sách và thời gian mà doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm cũng như thời điểm tổ chức.

Tiệc tất niên ngoài bãi biển

Tổ chức tiệc gala dinner ngoài biển sẽ có nhiều không gian để vui chơi các hoạt động team building. (Nguồn: internet)

Với không khí mát mẻ, thoải mái sẽ khiến tâm tình của nhân viên tốt hơn. Đây cũng là địa điểm dễ dàng tổ chức các thể loại team building.

Qua những trò chơi trong hoạt động team building mà tình đoàn kết của công ty được nâng cao. Thông thường với hình thức này, các chủ doanh nghiệp sẽ tổ chức vào cuối tuần.

Hội nghị tri ân khách hàng 

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng vào dịp cuối năm là thông lệ phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Chính vì thế kết hợp với tiệc đêm; sẽ giúp cho buổi hội nghị thêm tính giao lưu, thân mật. Rút ngắn khoảng cách giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Tiệc Gala Dinner hội nghị tri ân trên cơ sở vẫn là buổi hội nghị khách hàng.Tính chất chung của buổi lễ không thay đổi. Những cách thức tiến hành; và nội dung bên trong buổi hội nghị sẽ sinh động hơn; đa dạng và đầy màu sắc hơn.

Dạ tiệc cuối năm

Kết thúc hành trình một năm thành công đầy những thử thách của doanh nghiệp. Tiệc Gala Dinner cuối năm là dịp để doanh nghiệp nhìn nhận; và đánh giá lại những hoạt động trong năm vừa qua.

Đây thực chất là buổi lễ tổng kết cuối năm. Nhưng với buổi tiệc cuối năm thì buổi lễ sẽ thêm thú vị. Bởi ngoài những số liệu thống kê, khen thưởng trách phạt; thì buổi tiệc còn là buổi vui chơi.

Có sự góp mặt của toàn thể nhân viên trong công ty; cùng với những tiết mục văn nghệ, trò chơi vui nhộn. Đây sẽ là phần quà cuối năm ý nghĩa nhất của doanh nghiệp dành cho nhân viên của mình.

Chủ đề ý nghĩa 

Dạ tiệc trắng đen sang trọng

Chủ đề của bữa tiệc có thể trang trí đơn giản bằng 2 tông màu trắng đen. Lấy cảm hứng từ những bữa tiệc năm 1966; khách tham dự sẽ được yêu cầu mặc đồ đen hoặc trắng. Đồng thời bàn ghế, khăn trải, banner cũng sẽ được trang trí bằng tông đen, trắng.

Giáng Sinh an lành

Thông thường sự kiện này thường được tổ chức vào cuối năm gần dịp giáng sinh. Chính vì thế các doanh nghiệp cũng thường kết hợp hai hoạt động này với nhau nhằm tiết kiệm chi phí và có thể đầu tư kỹ càng hơn cho các chương trình.

Với tông màu chính là đỏ và trắng sẽ mang đến không khí ấm cúng cũng như sang trọng cho bữa tiệc.

Thời Trung Cổ xa xưa

Cùng trở lại quá khứ với thời đại của các vị vua chúa, hoàng hậu và hiệp sĩ thông qua chủ đề Trung Cổ. Phong cách này sử dụng những món đồ trang trí xa xưa như lông thú, áo giáp…

Với tông màu chủ đạo là màu vàng vương giả. Các vị khách cũng sẽ trải nghiệm cảm giác khiêu vũ, nhảy múa trong một khung cảnh lãng mạn thời Trung Cổ.

Trở lại thanh xuân

Với ý tưởng trở về thanh xuân, đây sẽ là bữa tiệc vui vẻ của những cô cậu tuổi đôi mươi. (Nguồn: Internet)

Buổi tiệc Gala lúc này sẽ là những thước phim quay chậm ngược về thời thanh xuân của mọi người.

Các nhân viên sẽ cùng nhau diện những bộ quần áo trẻ trung như: sơ mi cũ màu, hoạ tiết xưa, đóng thùng, áo quần bà ba, áo dài thướt tha… Với phong cách trang điểm hơi đậm màu.

Khung cảnh buổi tiệc mang phong cách retro vào những năm 1970. Banner quảng cáo sẽ là những tờ báo giấy với font chữ ngày xưa. Bàn ghế cũng sẽ được trang trí theo kiểu “sến” của những bữa tiệc thôn quê ngày ấy.

Với chủ đề cũ kỹ nhưng không bao giờ lỗi thời này; chắc chắn sẽ tạo sự hứng thú cho mọi người. Và cũng là dịp để mọi người sống lại với tuổi thanh xuân.

Các tiết mục trong chương trình

Tiết mục văn nghệ

Các tiết mục văn nghệ sẽ tạo thêm sôi động hào hứng cho buổi tiệc. (Nguồn: internet)

Tiết mục văn nghệ bao gồm nhiều hình thức khác nhau như: nhảy, múa, ca hát, biểu diễn xiếc, kịch…

Ở đây, doanh nghiệp có thể thuê những nghệ sĩ, ca sĩ biểu diễn. Nhằm tạo thêm hiệu ứng đám đông cho buổi lễ. Ngoài ra, còn có thể tận dụng sự nổi tiếng của các ca nghệ sĩ đó; để lan tỏa thương hiệu của doanh nghiệp đến công chúng. Cố gắng đặt lịch các nghệ sĩ, diễn viên trước một vài tháng. Điều này giúp nội dung tiết mục được chuẩn bị kỹ lưỡng hơn.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tạo sân chơi văn nghệ cho mọi thành viên trong công ty. Nhằm nâng cao tinh thần tập thể, thúc đẩy tính thi đua; và cho mọi người cơ hội bộc lộ khả năng nghệ thuật của mình.

Tiết mục thể diện từ chính các thành viên trong công ty sẽ là chất liệu quý báu của buổi lễ. Ngoài ra ban lãnh đạo cũng có thể biểu diễn ca hát dành tặng lại cho tất cả mọi người. Đây sẽ là tiết mục đắt giá nhất của buổi tiệc Gala Dinner.

Trò chơi giao lưu

Các tiết mục trò chơi sẽ giúp cho buổi lễ thêm tính chất giao lưu giữa mọi người. Một số trò chơi doanh nghiệp có thể áp dụng cho buổi tiệc của mình như:

• Trò chơi tam sao thất bản: Quản trò chuẩn bị những đồ vật khác nhau, đặt trong một thùng rỗng lớn, kín hoặc sẽ bọc kính trong một mặt để khán giả thấy. Trong đội cử một người lên làm nhiệm vụ “rờ vật và miêu tả”. Miêu tả sao cho đội mình hiểu và đoán ra được đó là cái gì.
• Chiếc ghế cuối cùng: Có khoảng 8 chiếc ghế cho 9 người chơi. Các thành viên sẽ khiêu vũ trong một đoạn nhạc. Và khi nhạc dừng, mỗi thành viên sẽ phải tìm cho mình một chiếc ghế để ngồi. Người bị loại là người chậm chân không giành được ghế. Sau mỗi vòng thì số lượng ghế sẽ giảm đi. Cuối cùng chỉ còn lại 1 chiếc ghế cuối cùng cho người chiến thắng.
• Bịt mắt ăn sữa chua: Mỗi đội có 2 người. Người bị bịt mắt sẽ là người đút cho thành viên trong đội của mình ăn. Đội nào ăn nhanh hơn sẽ là đội chiến thắng. Lưu ý sữa chua có thể gây bẩn quần áo. Quý khách có thể đổi thành các món ăn khác nhau rau câu, các loại trái cây quả nhỏ.

Mẫu quy trình 6 Bước tổ chức Gala Dinner

Lên ý tưởng và chủ đề

Việc đầu tiên trước khi muốn lên kịch bản chính là lựa chọn cho bữa tiệc của mình một chủ đề. Chủ đề càng độc đáo, mới mẻ sẽ càng thu hút nhiều người tham dự.

Chủ đề cần dựa trên mục đích hướng đến của doanh nghiệp.

Ví dụ: Doanh nghiệp làm về lĩnh vực thiết kế quảng cáo có thể lấy chủ đề: “Vẽ lên những sắc màu”

Doanh nghiệp có thể tham khảo một số ý tưởng và chủ đề đã gợi ý bên trên.

Lên danh sách khách mời tham dự

Khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, số lượng bàn tiệc, số lượng quà tặng… Chính vì thế doanh nghiệp cần lên số lượng khách mời chính xác. Bằng cách liệt kê đầy đủ mọi khách mời từ các mức độ.

Sau đó là thiết kế thư mời và gửi thiệp mời càng sớm càng tốt. Để khách mời có thể sắp xếp được thời gian. Nếu không thể tham dự thì họ vẫn có thể phản hồi lại trong khoảng thời gian đó.

Lưu ý: Đảm bảo điền đầy đủ thông tin trong thiệp mời (địa chỉ, thời gian, dress code).

Địa điểm tổ chức

Xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng được ưa chuộng. (Nguồn: Internet)

Tuỳ vào hình thức và quy mô sự kiện. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các địa điểm trong nhà hoặc ngoài trời.

Địa điểm tổ chức tiệc trong nhà gồm có:

• Các trung tâm tổ chức hội nghị.
• Các sảnh khách sạn lớn, nhỏ.
• Nhà hàng ẩm thực, nhà hàng buffet…

Địa điểm ngoài trời có thể kể đến một số hình thức như:

• Các bãi biển
• Khu du lịch văn hoá, khu du lịch tích hợp
• Không gian khách sạn ngoài trời…

Thời điểm diễn ra

Thời điểm tổ chức cũng sẽ phụ thuộc vào từng thể loại chương trình. Nếu là tiệc Gala cuối năm thì sẽ tổ chức vào dịp cuối năm; trước tết Tây 1 – 2 tuần. Còn nếu Gala tất niên thì nên tổ trước trước tết Ta 3 tuần. Vì mọi người còn phải sắp xếp công việc về quê.

Lựa chọn menu bàn tiệc

Vì bản chất của Gala Dinner là tiệc ăn tối. Thế nên bàn tiệc sẽ được chú trọng chi tiết hơn cả. Thường sẽ có 2 hình thức đãi tiệc là tiệc truyền thống và tiệc buffet.

Đối với bàn tiệc truyền thống thì mỗi bàn tiệc sẽ có từ 5 – 6 món: 2 món khai vị, 3 món chính và 1 món tráng miệng.

Còn tiệc buffet sẽ có nhiều món hơn. Tùy vào chất lượng món ăn mà doanh nghiệp có thể phân bổ số lượng món hợp lý. Thông thường là từ 12 món trở lên.

Để lựa chọn menu bàn tiệc phù hợp; thì doanh nghiệp cần khảo sát sở thích ăn uống của mọi người. Hoặc lựa chọn những món được đặt nhiều nhất tại nơi cung cấp dịch vụ bàn tiệc.

Mẫu kịch bản Gala Dinner chi tiết

Kịch bản chi tiết cần có đủ các hạng mục sau theo hàng ngang.

• Số thứ tự: Cho ban tổ chức biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
• Thời lượng: Từ mấy giờ đến mấy giờ. Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
• Tên tiết mục: Đây là bước phân loại các tiết mục, giúp dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
• Nội dung: Phần nội dung là phần dẫn, lời giới thiệu của MC.
• Người thể hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
• Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.

Lưu ý: Nên tổng duyệt chương trình ít nhất 2 – 3 lần trước khi thực hiện. Việc này giúp đảm bảo được thời gian cũng như tính liên kết của bữa tiệc.

Với những thông tin mà Nguyễn An Event cung cấp trên, hy vọng độc giả đã hiểu rõ được Gala Dinner là gì; và tầm quan trọng của sự kiện này. Để đảm bảo được một đêm tiệc hoàn hảo; doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ của những công ty tổ chức sự kiện uy tín. Hãy liên hệ ngay đến Nguyễn An Event để được tư vấn và hỗ trợ mọi khó khăn của doanh nghiệp.