KẾ HOẠCH TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG QUÁN CAFE, HIỆU QUẢ TẠO ẤN TƯỢNG LỚN

Khi muốn bắt đầu kinh doanh một cửa hàng nào đó, người ta thường chú ý đến việc khai trương. Đây là hoạt động mang nhiều ý nghĩa và sẽ thu hút được khách hàng nếu bạn thực hiện tốt. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu các bước khai trương quán cafe hiệu quả và những lưu ý để hoạt động này diễn ra thành công, tốt đẹp.

Khai trương quán cafe có ý nghĩa gì?

Kinh doanh quán cafe hiện nay đang trở thành xu hướng do tiềm năng phát triển lớn, lợi nhuận cao. Tuy nhiên cũng bởi thị trường ngày nay có sự cạnh tranh. Để sở hữu 1 quán cafe không phải dễ dàng, đặc biệt đối với những người mở quán lần đầu. Việc đầu tiên bạn cần quan tâm và có ý nghĩa lớn đó là khai trương.

Ngày khai trương được xem như sự kiện đánh dấu cho hoạt động kinh doanh sắp diễn ra. Sau một thời gian dài lên kế hoạch, đầu tư, xây dựng, thì đây chính là điều rất ý nghĩa.

_{Ngày khai trương được xem như cột mốc để đánh dấu cho một sự kiện quan trọng}

Theo phong tục tập quán ở nước ta, khai trương được xem là ngày ra mắt, xin phép các quan cai trị với mong muốn công việc làm ăn phát triển. Đặc biệt khai trương quán cafe cũng chính là dịp để quảng bá sự xuất hiện của quán đối với khách hàng, được khách hàng biết đến.

Vậy nên có thể nói ngày khai trương quán cafe vô cùng quan trọng và chứa đầy ý nghĩa. Tuy nhiên làm thế nào để thực hiện và đảm bảo hoạt động này diễn ra thành công, đạt được mục đích đề ra?

9 Bước quan trọng để chuẩn bị khai trương quán cafe

Để buổi lễ khai trương thành công, bạn cần có kế hoạch rõ ràng, và sự chuẩn bị kỹ lưỡng; qua đó sẽ tránh được những sai sót và tạo điều kiện cho sự phát triển quán trong tương lai. Dưới đây là 9 bước bạn có thể tham khảo và áp dụng cho buổi khai trương quán cafe của mình:

Lên kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí

Việc đầu tiên nếu muốn quá trình khai trương thuận lợi, không những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, chủ quán cần có kế hoạch cụ thể cho từng hoạt động về thời gian, chi phí.

Các chuyên gia cho rằng, bạn nên dành khoảng 20% ngân sách tiếp thị hàng năm của quán cho ngày khai trương này. Số tiền bỏ ra sẽ sử dụng cho việc thực hiện các ý tưởng, trang trí quán, mua vật dụng, thiết bị cần thiết cho hoạt động khai trương như bóng bay, nhân sự, quà tặng cho khách mời,….

_{Lên kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí trước khi khai trương quán}

Chọn ngày khai trương

Khai trương là sự kiện quan trọng, do đó cần chú ý chọn ngày theo đúng phong tục Việt Nam. Ngày khai trương quán cafe là ngày đầu tiên quán chính thức đi vào hoạt động nên việc chọn ngày đẹp để tổ chức sẽ đảm bảo buổi khai trương thuận lợi, không trùng các ngày lễ, hoặc sự kiện lớn.

Đặc biệt bạn cũng nên chú ý thời gian mở cửa khai trương, có thể sớm hơn ngày thường để có sự chuẩn bị tốt nhất và bắt đầu đón khách.

Lập danh sách khách mời cụ thể và kịch bản khai trương

Khai trương quán chắc chắn cần sự tham gia của các đối tác, khách mời, nhà cung ứng. Đây là những người có tầm ảnh hưởng, qua đó giúp quảng bá hình ảnh cho cửa hàng tốt hơn.

Bởi vậy, chủ quán cafe hãy lên danh sách khách mời rõ ràng, chi tiết để sắp xếp chỗ ngồi và có sự chuẩn bị chu đáo nhất để đón tiếp. Đồng thời bạn cũng nên có kịch bản cho các phần trong suốt buổi khai trương để mọi diễn ra việc thuận lợi.

Lên ý tưởng, thiết kế và trang trí

Trang trí và thiết kế quán phù hợp phong cách, có sự thu hút, bắt mắt chính là điều bạn cần quan tâm nếu muốn khai trương quán cafe thành công. Lúc này chủ quán hãy lên kế hoạch cho việc thiết kế, dàn dựng sao cho nổi bật nhất; đặc biệt phải phù hợp với ngân sách của quán. Cụ thể:

• Thuê người làm cổng có trang trí bong bóng, bên ngoài cũng có thể treo banner.
• Trang trí lối đi vào quán có đặt các chậu cây cảnh.
• Chia khu vực đón tiếp khách quý riêng và khách thường riêng để dễ dàng phục vụ.
• Lắp thêm mái bạt đề phòng thời tiết xấu và lượng khách quá đông.

_{Lên ý tưởng, thiết kế và trang trí cho ngày khai trương}

Xây dựng các chương trình liên quan

Thông thường, buổi lễ khai trương sẽ không thể thiếu các chương trình vui nhộn, hoạt náo. Để không khí trở nên sôi động, chủ quán có thể thuê đội ngũ PG và MC chuyên nghiệp dẫn dắt suốt buổi lễ.

Bên cạnh đó, nhân sự cho ngày khai trương phải đảm bảo sự tận tình, chu đáo, có khả năng xử lý nhanh nhạy trong mọi tình huống. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về âm thanh, ánh sáng cũng vô cùng cần thiết để tránh gặp sự cố trong suốt thời gian khai trương. Tuy nhiên, quan trọng đó là bạn nên đảm bảo ngân sách phù hợp với tài chính của bản thân.

Kế hoạch cho chương trình khuyến mãi, quà tặng

Chương trình khuyến mãi, là điều không thể thiếu nhằm thu hút nhiều khách hàng và thể hiện sự chu đáo đến khách hàng của mình. Một số chương trình hấp dẫn mà chủ quán có thể tham khảo như:

• Giảm giá vào khung giờ vàng cho tuần đầu tiên quán đi vào hoạt động.
• Tổ chức chương trình giảm giá, chiết khấu phần trăm cho tổng hóa đơn hoặc tặng voucher hấp dẫn.
• Cho khách hàng tham gia chương trình bốc thăm trúng thưởng.
• Dùng quà lưu niệm có in logo tên thương hiệu của quán.

Lúc này cần chú ý, hãy chọn một trong các hình thức khuyến mãi trên, cân nhắc ngân sách của mình và không nên áp dụng quá nhiều chương trình ưu đãi trong một ngày khai trương.

_{Ngày khai trương quán cafe có thể đi kèm chương trình giảm giá, khuyến mãi}

Chuẩn bị quảng bá trên mạng xã hội

Để có thể thu hút được nhiều khách hàng tìm đến, bạn nên quảng cáo qua các nền tảng. Trước ngày khai trương nên liên tục đăng bài giới thiệu về cửa hàng để khách hàng nắm bắt được.

Xác định nhân sự và thực đơn cho ngày khai trương

Cần xác định trong ngày khai trương sẽ quá tải về lượng khách. Bên cạnh đó nhân viên của quán không thể đảm bảo về chất lượng khi làm việc. Do đó bạn nên thuê người pha chế để giải quyết những vấn đề này.

Nhân viên là bộ mặt của quán trong ngày khai trương, nên cần đảm bảo có thái độ tốt. Đồng thời bạn cũng nên đào tạo thêm cho nhân viên kỹ năng giao tiếp với khách hàng.

Chạy thử quán

Chủ quán có thể cân nhắc đến việc chạy thử trước khi chính thức khai trương. Việc thu nhận ý kiến đóng góp là cần thiết để có thể điều chỉnh trước ngày khai trương. Những điều này sẽ góp phần để hoạt động khai trương quán cafe thuận lợi, tốt đẹp hơn.

_{Cho quán đi vào hoạt động thử trước thời gian khai trương}

Khai trương quán cafe mang nhiều ý nghĩa và cũng là cột mốc đánh dấu sự hiện diện của quán. Tuy nhiên hoạt động này lại không hề đơn giản, đòi hỏi sự chuẩn bị, tính toán kỹ lưỡng. Thông qua nội dung mà Nguyễn An event chia sẻ, bạn sẽ biết được các bước thực hiện hiệu quả nhất để khai trương thành công.