Cẩm nang

Giải pháp tiết kiệm chi phí trong tổ chức sự kiện

Quản lý tài chính hay nói cách khác là tiết kiệm chi phí trong tổ chức sự kiệnlà một trong những tiêu chí hàng đầu trong việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ event.

Đắt chưa chắc đã tốt, rẻ không hẳn là tồi – nếu bạn thực sự có năng lực”. Yêu cầu tưởng chừng như nghịch lý “Chi phí tiết kiệm – hiệu quả tối đa” của khách hàng là một thử thách chủ yếu cho những đơn vị cung cấp dịch vụ. Như vậy, ngoài yếu tố chuyên nghiệp thì những giải pháp trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện từ những gói sản phẩm, dịch vụ với chi phí cạnh tranh mà hiệu quả tốt cũng được ưu tiên hàng đầu.

Để quản lý kinh phí trong tổ chức sự kiện cần có những giải pháp riêng. Dưới đây công ty tổ chức sự kiện uy tín Nguyenanevent cung cấp cho các bạn những giải pháp quản lý nhằm tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện. Hy vọng những thông tin dưới đây có thể giúp bạn quản lý được tài chính và chi tiêu một cách hợp lý giúp sự kiện diễn ra thành công.

Tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện

Liên hệ để được tư vấn miễn phí

0976 240 826

Đăng ký nhận báo giá sự kiện

FORM ĐĂNG KÝ

Ngân sách trong tổ chức sự kiện là gì?

Ngân sách cho chương trình tổ chức sự kiện được tính toán dựa trên kế hoạch và thông tin đễ xuất. Chuẩn bị ngân sách là yếu tố chủ chốt khi quản lý chương trình tổ chức sự kiện, cũng là một trong những vấn đề quan trọng nhất khi tổ chức event. Rõ ràng rằng, mọi vấn đề chỉ được xây dựng trên nền tảng tiềm lực kinh tế vững chắc.

Nguyên tắc quản lý ngân sách

Để tiết kiệm được tối đa chi phí trong tổ chức sự kiện thì bạn cần những nguyên tắc cơ bản sau:

1. Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu

Bạn phải biết mình cần gì muốn gì, hạng mục nào cần thiết cho event, cái nào phải sản xuất cái nào phải thuê. Đây là một trong những yếu tố tiết kiệm thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất sẽ giảm thiểu.

Rõ ràng một kết hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinh tăng chóng mặt, những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì không được sử dụng, mà phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao mà không mang lại hiệu quả vì thời gian chuẩn bị không nhiều

2. Lên bản kế hoạch dự trù để tránh vượt quá ngân sách

Nếu bản kế hoạch dự trì kinh phí vượt quá ngân sách thực hiện chương trình theo kế hoạch ban đầu thì ngay lập tức chúng ta phải thay đổi kế hoạch tổ chức

Để đề phòng những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự kiện, tốt hơn bạn nên dự trù một số điều cần làm khi có sự cố xảy ra. Chẳng hạn như điều gì sẽ xảy ra nếu khách quá đông hoặc quá ít hay nếu trời đổ mưa?

Liên hệ để được tư vấn miễn phí

0976 240 826

Đăng ký nhận báo giá sự kiện

FORM ĐĂNG KÝ

3. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Ở đây vai trò của một quản lý dự án cực kỳ quan trọng, họ phải là người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện event họ đang phụ trách. Từ đó họ phải có trach nghiệm kiểm soát trang thiết bị cần thiết, dự trù tạm ứng, tính toán số lượng thực hiện không để thất thoát và lãng phí

4. Đảm bảo tiến độ thực hiện

Đây thực sự là yêu tố quan trọng, một quy trình chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí đi rất nhiều.

Tiến độ ảnh hưởng đến: ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu, rủi ro. Event đúng tiến độ các chi phí sẽ không bị phát sinh, chất lượng event đảm bảo.

5. Tận dụng lao động

Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là các sinh viên là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp. Tạo ra môi trường thực tập lý tưởng, liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp.

Liên hệ để được tư vấn miễn phí

0976 240 826

Đăng ký nhận báo giá sự kiện

FORM ĐĂNG KÝ

6. Lựa chọn một chuyên gia quản lý event có năng lực và có tâm

Một chuyên gia event, khi tư vấn ngoài yếu tố kinh nghiệm thì họ cần một cái tâm – họ cần đặt vị trí vào khách hàng họ cần hiểu khách hàng và biết cách chia sẻ với khách hàng

Tư vấn kiểu móc túi khách hàng, không đúng chỗ, không đúng cách, thời điểm cũng làm cho bản chi phí của công ty gửi đến cho khách hàng không tối ưu.

Phải biết điều gì thích hợp, điều gì chưa cần thiết đối với sự kiện của khách hàng

Và đặc biệt họ có trách nhiệm với chính công ty mà họ làm việc, biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo ra lợi nhuận tối đa.

Xem thêm:

===========================================

Công ty tổ chức sự kiện và biểu diễn nghệ Thuật Nguyễn An

Địa chỉ: Nhà 102 A1, Ngõ 34 đường Cầu Diễn, Phúc Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: 024.66873049 / 0976 240 826 Email: tochucsukien.nguyenan@gmail.com

Danh mục cẩm nang

Nội dung chính