Một số vấn đề về kỹ thuật phát sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời và cách xử lý 

Sự kiện ngoài trời hiện nay được rất nhiều công ty lựa chọn tổ chức mỗi dịp kỷ niệm, ngày lễ, Khánh thành,… bởi không gian thoáng đãng, thoải mái mà nó đem lại. Tuy nhiên, khác với sự kiện được tổ chức trong nhà, quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời tiềm ẩn nhiều vấn đề có thể phát sinh khi tổ chức. Với kinh nghiệm nhiều năm tổ chức sự kiện, Nguyễn An Event nhận thấy một số rủi ro về kỹ thuật phát sinh khi tổ chức sự kiện ngoài trời cần lưu ý và lên kế hoạch xử lý dưới đây: 

1. Thời tiết

Thời tiết là vấn đề hàng đầu bạn cần quan tâm khi TCSK ngoài trời. Thời tiết xấu có thể ảnh hưởng toàn bộ sự kiện như: gây nguy hiểm cho người tham gia, hỏng thiết bị âm thanh ánh sáng, gián đoạn hoạt động của sự kiện, … Vì vậy, khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện các bạn cần lưu ý: 

• Đối với chương trình ngoài trời: Các thiết bị sự kiện (loa, đèn) đa phần không chống nước nên khi trời mưa lớn sẽ phải che phủ tránh gây hỏng, ảnh hưởng tới chương trình. Do đó, loa, đèn nên được trang bị áo phủ chống nước để tránh bị hỏng. 

• Mưa cũng dễ gây ảnh hưởng tới hệ thống điện, dễ gây chập điện khi nước vào các phích cắm, ổ cắm. Để tránh chập điện khi trời mưa, cần sử dụng các ổ cắm, phích cắm công nghiệp có khả năng chịu tải cao, chống nước tốt khi sử dụng ngoài trời.
• Bạn nên thuê nhà dù hoặc nhà bạt không gian để đảm bảo an toàn cho khách tham dự sự kiện. 
• Trong trường hợp thời tiết quá xấu, để đảm bảo an toàn, bạn nên tạm dừng sự kiện, tránh thiệt hại về người và thiết bị. 

Ảnh: Internet

2. Vấn đề về điện 

Điện là một điều không thể thiếu trong một sự kiện và đa phần các sự kiện đều sử dụng thiết bị điện công suất lớn, không phải tại địa điểm tổ chức nào cũng có thể cung cấp đủ dòng điện cũng như cơ sở hạ tầng về thiết bị điện đủ để đáp ứng công suất của hệ thống điện trong sự kiện. Nếu dòng điện trong khu vực quá yếu hoặc không ổn định hoặc hệ thống cơ sở vật chất về điện không đảm bảo có thể dẫn đến không thể sử dụng toàn bộ thiết bị, hư hỏng thiết bị hoặc thậm chí gây ra cháy nổ, hỏa hoạn… Vì vậy, trước mỗi chương trình, đơn vị tcsk luôn có kỹ thuật viên (hoặc kỹ sư) đến khảo sát hệ thống điện khu vực tcsk, từ đó đưa ra các phương án về hệ thống điện: 

• Sử dụng máy phát điện công suất lớn. 
• Sử dụng dây điện dài kéo điện từ khu vực xung quanh (nơi hệ thống điện đảm bảo)

Ảnh: Internet

3. Trục trặc về âm thanh ánh sáng

Một sự kiện dù to hay nhỏ thì cũng không thể tránh khỏi các vấn đề phát sinh về âm thanh ánh sáng như: ánh sáng chập chờn, bóng đèn cháy, hỏng; âm thanh không ổn định, bị ngắt quãng, quá nhỏ hoặc chói tai,… Để tránh được tối đa những rủi ro này, ekip sự kiện nên:

• Làm việc kỹ càng với bên cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng, đảm bảo các thiết bị đều có chất lượng tốt. 
• Lập kế hoạch đảm bảo an toàn khi lắp đặt các thiết bị, lập bảng checklist tất cả các thiết bị cần kiểm tra trước khi sự kiện bắt đầu. 
• Chuẩn bị đầy đủ file âm thanh, hình ảnh của các tiết mục trong chương trình theo đúng timeline để tránh việc mất quá nhiều thời gian trình chiếu file, dẫn đến chương trình bị cháy timeline. 
• Trước sự kiện 1 ngày, ekip chương trình nên tổng duyệt chương trình để phát hiện vấn đề, kịp thời xử lý và cũng để chương trình diễn ra mượt mà hơn. 

Ảnh: Internet 

4. Sự cố cháy nổ từ những hiệu ứng sân khấu

Các sự kiện hoành tráng chắc chắn sẽ không thể thiếu được pháo điện, hiệu ứng khói, lửa,… Những hiệu ứng lộng lẫy ấy góp phần giúp cho sự kiện của bạn thêm bùng nổ và ấn tượng hơn, tạo cảm giác kích thích khán giả. Tuy nhiên, đây là những hiệu ứng nguy hiểm, nếu sử dụng không cẩn thận sẽ gây ra các tai nạn bỏng lạnh, bỏng nóng, cháy nổ, thậm chí khi các bình khói không được thực hiện đúng cách sẽ có thể gây ảnh hưởng đến tính mạng. Do đó, trước khi sử dụng các hiệu ứng này, bạn nên cân nhắc thật kỹ và đảm bảo rằng có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, có khả năng vận hành tốt và sẵn sàng xử lý bất cứ khi nào xảy ra sự cố. 

Ảnh: Internet 

Tại Nguyễn An Event, chúng tôi sử dụng trang thiết bị hiện đại với chất lượng tốt, đảm bảo tránh tối đa rủi ro về kỹ thuật khi làm sự kiện. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện lâu năm, đội ngũ kỹ thuật của Nguyễn An Event hoàn toàn có thể xử lý các rủi ro gặp phải trong sự kiện. Trong quá trình lắp đặt, đội ngũ kỹ thuật luôn làm việc cẩn thận, tỉ mỉ, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho khách hàng. Ngoài gia, công ty chúng tôi có quy trình hậu kiểm kỹ càng sau mỗi sự kiện. Do đó, bạn hoàn toàn có thể yên tâm lựa chọn dịch vụ của Nguyễn An Event.