Tổ chức sự kiện ngoài trời: Ưu và nhược điểm
TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI: ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM
Những năm gần đây, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn tổ chức sự kiện ngoài trời ngày một nhiều, bởi không gian rộng rãi có thể tổ chức sự kiện với nhiều quy mô khác nhau và thoải mái sáng tạo phong cách trang trí. Không thể phủ nhận được những ưu điểm vượt trội mà không gian ngoài trời mang lại cho một sự kiện nhưng bên cạnh đó, sự kiện ngoài trời cũng tiềm ẩn khá nhiều khó khăn mà các đơn vị cùng lưu ý. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn có thêm sự cân nhắc trước khi quyết định tổ chức sự kiện ngoài trời.
- Ưu điểm
Không gian rộng rãi thoáng mát, gần gũi với thiên nhiên: với không gian mở như vậy, chương trình tổ chức ngoài trời cho phép số lượng lớn người tham gia sự kiện, bên cạnh đó còn tạo cảm giác gần gũi, thoải mái, trang trọng cho khách mời.
Quy mô tổ chức lớn, sự kiện hoành tráng: Không gian ngoài trời cho phép các đơn vị tổ chức chương trình với quy mô rất lớn và hoành tráng. Đây là bước đầu tạo thiện cảm với người tham gia nói riêng và công chúng mà các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp muốn hướng tới nói chung.
Thoải mái sáng tạo concept sự kiện: sự kiện ngoài trời không bị gò bó bởi không gian chật hẹp, bên cạnh đó còn có thiên nhiên là chất xúc tác để người làm sự kiện thoải mái sáng tạo concept sự kiện, phong cách trang trí và có thể xây dựng được các hoạt động mở cho khách tham dự sự kiện. Thoải mái sáng tạo concept giúp sự kiện dễ dàng truyền tải thông điệp, mục đích của sự kiện đến với công chúng.
Tạo điều kiện di chuyển thuận tiện, dễ dàng: cả nhân viên sự kiện và khách tham mời có thể dễ dàng di chuyển trong khuôn viên chương trình mà không lo va chạm vào người khác hoặc và chạm vào các thiết bị điện, thiết bị âm thanh ánh sáng, bàn tiệc và các dụng cụ khác. Điều này giảm thiểu đáng kể sự cố phát sinh trong sự kiện, tránh trường hợp ảnh hưởng không tốt đến trải nghiệm của khách tham dự.
Mang lại hiệu quả truyền thông cao: khi biết đến hoặc được tham gia một sự kiện ngoài trời, ấn tượng đầu tiên của công chúng là sự chỉn chu và đầu tư của đơn vị tổ chức. Sự kiện lớn và có nhiều người tham gia có khả năng tạo sự tiếp cận và tăng độ nhận diện của tổ chức với công chúng, từ đó tạo hiệu ứng truyền thông, giúp danh tiếng thương hiệu lan tỏa rộng rãi.
- Nhược điểm:
Bên cạnh những lợi ích hấp dẫn mà sự kiện ngoài trời mang lại cho các cá nhân và doanh nghiệp thì đơn vị tổ chức cũng cần đặc biệt lưu ý tới những rủi ro dưới đây
Thời tiết không thuận lợi: đây là vấn đề đáng lo nhất của một sự kiện, thời tiết không thuận lợi như: mưa to, bão, gió mạnh, nguy hiểm cho khách tham dự, hỏng các thiết bị điện, gây sự cố cháy nổ … làm gián đoạn thậm chí phải hoãn chương trình.
Khó kiểm soát vấn đề an ninh: số lượng người tham gia quá lớn khiến ban tổ chức khó kiểm soát, kẻ gian có thể lợi dụng sơ hở để lẻn vào sự kiện để gây rối trật tự, trộm cắp, …
Chi phí cao: Không gian rộng sẽ cần nhiều nhân sự setup, phục vụ sự kiện, nhiều thiết bị, thời gian trang trí, setup sự kiện lâu hơn và nhiều chi phí phát sinh, do đó, khi quyết định tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần cân nhắc kỹ về chi phí mình đang có.
Khâu dọn dẹp sau sự kiện sẽ có nhiều khó khăn: sau khi tổ chức sự kiện, dọn dẹp là khâu không thể thiếu nhưng nếu không xử lý cẩn thận, những tàn dư sau sự kiện có thể ảnh hưởng đến môi trường và mỹ quan ở khu vực tổ chức.
- Những lưu ý quan trọng
Để hạn chế nhiều nhất những rủi ro có thể xảy ra, đơn vị tổ chức có thể tham khảo một số biện pháp dưới đây:
- Chọn địa điểm tốt: bạn nên đi khảo sát địa điểm trước khi quyết định lựa chọn.
- Lên phương án dự phòng cho những trường hợp xấu nhất, chủ động thuê ô, bạt, nhà dù, các dụng cụ bảo vệ thiết bị âm thanh ánh sáng.
- Thắt chặt an ninh: kiểm tra kỹ càng lượng khách ra vào trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, có đội bảo an luôn quan sát và phản ứng kịp thời khi có sự cố xảy ra.
- Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp.