Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Khi tổ chức một sự kiện, lập kế hoạch là bước đầu đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, tránh được nhiều rủi ro nhất có thể. Để có thể tổ chức một sự kiện thành công, bạn có thể tham khảo các bước trong quy trình tổ chức sự kiện mà chúng tôi để cập trong bài viết dưới đây

1. Xác định mục đích của sự kiện

Bước đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ ràng: Sự kiện được diễn ra với mục đích gì ? Có ý nghĩa gì, mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp. Từ mục đích sự kiện, người tổ chức sẽ xác định được nội dung, chủ đề chương trình, quy mô của sự kiện, đối tượng tham gia sự kiện, số lượng khách mời.

2. Xây dựng chủ đề của sự kiện 

Chủ đề sự kiện chính là chiếc chìa khóa để mở ra những bước tiếp theo trong quy trình tổ chức. Sau khi đã xác định rõ ràng mục đích chính của sự kiện, người lập kế hoạch cần phải xây dựng chủ đề cho sự kiện của mình, chủ đề sự kiện sẽ ảnh hưởng tới phương hướng, kế hoạch. Tùy vào chủ đề từng chương trình, mỗi chương trình sẽ có nội dung, cách trang trí và địa điểm tổ chức khác nhau. 

3. Lên kịch bản chương trình 

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình tổ chức sự kiện. Khi xây dựng kịch bản chương trình, người xây dựng cần nắm bắt được thông điệp và chương trình muốn mang lại để xây dựng tiết mục và các hoạt động có trong chương trình. Bên cạnh đó, cần dự trù rủi ro và các tình huống phát sinh. Xây dựng kịch bản chương trình bao gồm nhiều bước nhỏ hơn và quy trình này mất khá nhiều thời gian: Xây dựng nội dung chương trình, gồm những tiết mục gì, những hoạt động gì cần có trong sự kiện. Lên danh sách khách mời cho sự kiện. Hoạch định ngân sách mà tổ chức hay công ty của bạn đang có để phân bổ chi phí phù hợp. 

4. Tổng duyệt sự kiện 

Trước khi sự kiện diễn ra 1-2 ngày, ban tổ chức nên tổng duyệt và chạy thử sự kiện, nhanh chóng nhận ra những lỗ hổng hay thiếu sót, trục trặc kỹ thuật trong sự kiện, chạy các tiết mục đúng timeline chương trình, kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh. 

5. Tổ chức chương trình 

Trong thời gian sự kiện diễn ra, người đạo diễn chương trình phải nắm rõ timeline và điều phối nhân sự, kiểm soát chặt chẽ chương trình, hạn chế tối thiểu rủi ro có thể xảy ra, kịp thời xử lý khi có tình huống phát sinh bất ngờ. Thêm vào đó, toàn bộ nhân sự trong sự kiện cần có mặt đầy đủ, đúng giờ, làm việc tập trung cao độ, có trách nhiệm để sự kiện diễn ra suôn sẻ. 

6. Thu dọn 

Sau khi sự kiện kết thúc và khách mời đã ra về, ekip chạy sự kiện vẫn cần tập trung làm việc, dọn dẹp nhanh chóng và gọn gàng sau sự kiện để trả lại địa điểm tổ chức về vị trí ban đầu và hoàn thành sự kiện. 

7. Đánh giá, rút kinh nghiệm 

Bước cuối cùng bạn nên làm khi tổ chức sự kiện là đánh giá tổng quan về chương trình đã qua dựa trên các tiêu chí là sự kiện có hoàn thành chỉ tiêu đặt ra hay không, tự rút ra những ưu điểm và nhược điểm cần cải thiện để làm tốt hơn ở các sự kiện sau. Thu thập các ý kiến và cởi mở đón nhận phản hồi từ các khách mời tham dự, từ đó có cái nhìn khách quan hơn về sự kiện mình tổ chức. 

Trên đây là những bước cơ bản nhất trong quy trình tổ chức sự kiện, do đó, ở mỗi bước lập kế hoạch còn rất nhiều việc khác cần làm. Đội ngũ lập kế hoạch sự kiện nên hiểu về công ty, hiểu về tổ chức, có cái nhìn bao quát và có tính sáng tạo để tạo nên một sự kiện độc đáo và thành công.