Những lý do phải tổng duyệt trước khi chạy sự kiện
Tổng duyệt là một bước vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện. Buổi tổng duyệt càng được thực hiện kỹ lưỡng và chỉn chu thì sự kiện diễn ra càng suôn sẻ và giảm thiểu các rủi ro.
1. Giúp cả ekip nắm rõ được kịch bản chương trình và nhiệm vụ của mình
Tổng duyệt là một cơ hội giúp cả ekip ghi nhớ kịch bản chương trình và nắm được nhiệm vụ của mình trong từng phần. Khi đi chạy sự kiện việc tổng duyệt một lượt giúp cả ekip hình dung được bức tranh tổng quan về chương trình và nắm rõ trách nhiệm của mình.
2. Phát hiện những thiếu sót và điều chỉnh kịp thời
Thực tế là để chuẩn bị và tổ chức một sự kiện các thành viên ban tổ chức phải thực hiện rất nhiều đầu việc. Do đó, đôi khi các sai sót như thiếu đạo cụ hay nhầm lẫn kịch bản là tình trạng khó tránh dù đã lập checklist kỹ càng. Vậy nên, chúng ta cần tổng duyệt chương trình để đảm bảo toàn bộ hạng mục đều đã được chuẩn bị và nếu có chỗ nào chưa hợp lý thì cũng có thời gian để khắc phục.
3. Bộ phận kỹ thuật điều chỉnh lại hệ thống âm thanh – ánh sáng – hình ảnh
Hiệu ứng âm thanh, ánh sáng và hình ảnh trình chiếu trên màn LED là các yếu tố nhất định cần phải tổng duyệt trước khi sự kiện diễn ra. Tiết mục nào cần phát bài nhạc gì, thiết kế ánh sáng ra sao và trình chiếu hình ảnh như thế nào đều phải được chạy thử từ đầu đến cuối để kịp thời điều chỉnh nếu có sai sót. Trong trường hợp không tổng duyệt kỹ, các tình trạng nhầm file nhạc, thiếu file video, lẫn lộn thứ tự trình chiếu hay thiết bị gặp vấn đề hoàn toàn có thể xảy ra.
4. MC và nghệ sĩ làm quen sân khấu
Tổng duyệt còn là thời gian để MC và nghệ sĩ làm quen với sân khấu. MC cần tập dượt để điều chỉnh âm lượng mic, tính toán vị trí đứng, lối đi lên sân khấu và lối đi xuống phía khán giả nếu cần tương tác. Bên cạnh đó, các nghệ sĩ cần tổng duyệt để kiểm tra hiệu ứng âm thanh ánh sáng, đồng thời điều chỉnh vị trí đứng sao cho phù hợp nhất với sân khấu.
Tóm lại, mục đích cuối cùng của việc tổng duyệt là hạn chế rủi ro và giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Thông thường, buổi tổng duyệt diễn ra trước sự kiện một hoặc nửa ngày tùy theo quy mô và có sự tham gia của toàn bộ ekip tổ chức từ đạo diễn, đội ngũ kỹ thuật, backstage, MC, vũ đoàn, ca sĩ…