Bí quyết tổ chức hội nghị nghiên cứu khoa học thành công

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo khoa học thế nào cho ấn tượng là câu hỏi được nhiều lãnh đạo tổ chức quan tâm. Bởi hội thảo khoa học là một cuộc họp chuyên môn cao có sự tham gia của rất nhiều lãnh đạo các đơn vị. Hãy tham khảo bài viết sau đây để có thể có một hội thảo khoa học đúng quy trình bạn nhé.

Hội thảo khoa học là loại hình nghiên cứu khoa học được nhiều cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các công ty tư nhân lựa chọn nhằm để trao đổi kinh nghiệm hội thảo được tổ chức nhằm mục đích thảo luận hoặc công bố kết quả nghiên cứu khoa học do cá nhân hoặc tổ chức (như các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp hay công ty tư nhân…). Hội thảo khoa học thường sẽ không mang quá nhiều ý nghĩa liên quan đến việc quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Trong cuộc hội thảo chủ yếu là các chuyên gia hoặc diễn giả sẽ trình bày và thảo luận các vấn đề liên quan đến chuyên môn, học thuật.

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo khoa học

Bước 1: Xác định chủ đề hội nghị hội thảo khoa học

Chủ đề hội nghị hội thảo khoa học là một trong những thành tố quan trọng quyết định thành công của buổi hội thảo đó. Vì vậy, bạn cần xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Chủ đề ấn tượng sẽ tạo điều hiếu kỳ, quan tâm của nhiều đối tượng. Và vì thế mà hiệu ứng tham gia của khách mời sẽ cao hơn. Do đó, chủ đề hội thảo ấn tượng quyết định khá nhiều đến thành công của buổi hội thảo đó.

Bước 2: Kế hoạch chi tiết tổ chức hội nghị hội thảo khoa học

– Kịch bản sơ lược đến chi tiết cho chương trình

Khi viết kịch bản bạn nên bao quát toàn bộ chuỗi các sự kiện diễn ra xuyên suốt chương trình. Việc đầu tiên bạn nên làm là phân loại những đầu công việc lớn và sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian. Sau khi đã xây dựng được kịch bản sơ lược thì bạn hãy chi tiết các đầu việc cho từng bộ phận, các hạng mục công việc (người điều hành, MC dẫn chương trình, bộ phận âm thanh, ánh sáng…) để bảo đảm phối hợp ăn ý với các bộ phận và chương trình diễn ra theo đúng kịch bản.

Nguồn ảnh: internet

Kịch bản là một trọng những yếu tố xương sống cho việc diễn ra hội nghị hội thảo. Vì vậy, nếu chuẩn bị kịch bản không tốt có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu như: khách mời sẽ cảm thấy nhàm chán, không tập trung… do đó dẫn tới hiệu quả của buổi hội thảo sẽ không cao, không thu hút khách mời.

Có thể nói kịch bản là một trong những yếu tố quan trọng để có một quy trình tổ chức hội nghị hội thảo khoa học thành công và ấn tượng. Vì vậy, kịch bản không chỉ được dàn dựng công phu, chi tiết mà còn phải đúng theo trình tự thời gian. Đặc biệt việc xây dựng kịch bản cần có điểm nhấn để gây ấn tượng và tri ân đến khách hàng. Thông điệp diễn ra hội thảo cần phải gần gũi, chân thực và khách quan.

Bước 3: Phân bố các nhóm nhân sự hợp lý

Để chuẩn bị quy trình tổ chức hội nghị hội thảo khoa học cần sự vào cuộc của rất nhiều nhân sự: nhóm phụ trách đối ngoại, nhóm phụ trách hậu cần, nhóm phục trách lễ tân. Mỗi nhóm sẽ được phân công công việc cụ thể để bảo đảm quy trình tổ chức hội nghị hội thảo khoa học diễn ra thành công và suôn sẻ. Cụ thể:

Nhóm phụ trách đối ngoại sẽ làm nhiệm vụ in thư mời cho khách hàng, xem xét địa điểm tổ chức hội thảo, xin giấy tờ…. Trước khi gửi giấy mời nhóm cần thống kê số lượng khách mời để in giấy mời và sắp xếp thời gian gửi giấy mời đến tay khách mời đúng dịp. Công đoạn lựa chọn thiết kế giấy mời và thông tin cũng là nhiệm vụ và trách nhiệm của nhóm phụ trách đối ngoại.

Nguồn ảnh: internet

Nhóm phụ trách hậu cần sẽ setup hội trường, sắp xếp các tiết mục văn nghệ sẽ diễn ra trong hội thảo, chuẩn bị phương tiện đi lại cho khách mời, kiểm tra thiết bị trước khi chương trình chính thức được bắt đầu….  Nhóm này cần chú ý việc tặng quà cho khách mời sau khi kết thúc chương trình hội nghị. Các món quà không chỉ là kỷ niệm lưu giữ sau khi chương trình kết thúc mà còn là hình ảnh thương hiệu của đơn vị thực hiện. Vì vậy quà tặng nên có logo của đơn vị tổ chức để tạo được ấn tượng và hiệu ứng tốt cho người nhận.

Nhóm phụ trách lễ tân sẽ chịu trách nhiệm đưa đón khách vào ngồi đúng vị trí, hỗ trợ khách mời….

Hiện nay với sự phát triển của công nghệ 4.0, việc quảng bá, truyền thông sự kiện có sự đóng góp không hề nhỏ cho sự thành công của buổi hội thảo. Do đó trong quy trình tổ chức hội nghị hội thảo khoa học các bạn cần lưu ý lựa chọn những kênh truyền thông hiệu quả như Facebook, báo chí, đặc biệt là báo mạng điện tử, website…. Để có nhiều người tiếp cận được thông tin tổ chức hội thảo. Bạn cần lưu ý rằng mặt trái của công cụ này chính là sẽ tạo ra số lượng khách mời ảo. Vì vậy hãy luôn gọi điện để xác nhận và gửi thư mời cho họ để sắp xếp được số lượng khách mời.

Nguyễn An event là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có kinh nghiệm chuyên sâu chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng trong bất kỳ sự kiện gì của đơn vị mình. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để có quy trình tổ chức hội nghị hội thảo khoa học ấn tượng nhé.