Cẩm nang

Quy trình tổ chức sự kiện thành công

Quy trình tổ chức sự kiện thành công | Nguyenanevent tổ chức sự kiện 100% khách hàng hài lòng

Công ty cổ phần tổ chức sự kiện và biểu diễn nghệ thuật Nguyễn An (nguyenanevent) chuyên cung ứng các dịch vụ tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội.

Quy trình tổ chức sự kiện tại Nguyenanvent giúp sản phẩm, dịch vụ của công ty quý khách được quảng bá rộng rãi. Một chương trình tổ chức sự kiện thành công là hình thức truyền thông trực tiếp tới đối tác, khách hàng và mang lại hiệu quả cao cho công ty, doanh nghiệp của quý khách.

Quý khách hàng sắp tổ chức sự kiện cho công ty, doanh nghiệp? Quý khách chưa biết chuẩn bị những gì cho sự kiện sắp tới? Mời quý khách hãy liên hệ ngay với Nguyenaneventđể được tư vấn và cung cấp quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất.

Quy trình tổ chức sự kiện tại Nguyenanevent

Quy trình tổ chức sự kiện tại Nguyenanevent

1.Tìm hiểu nhu cầu khách hàng

Tìm hiểu những thông tin cơ bản về khách hàng là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện. Từ đó biết được nhu cầu của khách hàng để chúng ta biết mình cần phải làm gì. Để thực hiện tốt chúng ta phải có được những thông tin cơ bản:

Mục đích, lí do tổ chức sự kiên?
Loại hình sự kiện tổ chức?
Sự kiện diễn ra ở đâu và khi nào tổ chức?
Số lượng khách tham gia?
Khách tham dự gồm những ai?
Ngân sách là bao nhiêu?

2. Lên concept cho sự kiện

Concept là ý tưởng chủ đạo cho sự kiện và được ví như linh hồn của event. Giai đoạn này là vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện, người làm sự kiện phải tìm ý tưởng cho sự kiện. Để thực hiện được điều này người tổ chức sự kiện phải hiểu rõ được sản phẩm dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Hay nói cách khác phải dựa trên thông tin về đặc điểm sản phẩm, thông điệp sản phẩm, văn hóa, hành vi của khách hàng và mục tiêu truyền thông của sự kiện.

Liên hệ để được tư vấn miễn phí

0976 240 826

Đăng ký nhận báo giá sự kiện

FORM ĐĂNG KÝ

3. Viết kế hoạch

Sau khi phát triển được các ý tưởng thì người làm sự kiện phải phác thảo ra bản kế hoạch dựa trên ý tưởng đó. Bước này bao gồm:

Địa điểm tổ chức ở đâu?
Thời gian diễn ra chương trình?
Chủ đề – thông điệp của chương tình là gì?
Thiết kế hình ảnh cho chương trình (Vé mời, bandrol, backdrop, tờ rơi, phối cảnh sân khấu…)
Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian cho từng hoạt động cụ thể.

4. Lên kế hoạch tổ chức

Trong bước này kế hoạch sự kiện của bạn được cụ thể hóa trước khi tiến hành thực hiện

Ngân sách dự trù
Nhân sự sự kiện
Thiết bị sự kiện

5. Tổ chức triển khai

Để tổ chức triển khai một kế hoạch bạn phải có nhân sự thực hiện. Các nhân sự được phân công đảm nhiệm phụ trách công việc dựa trên chuyên môn.

Bộ phận phụ trách khách hàng (khách mời)
Bộ phận thiết kế
Bộ phận lên ý tưởng
Bộ phận sản xuất
Bộ phận tài chính – kế toán
Bộ phận truyền thông

Để chương trình diễn ra đúng tiến độ cần có một người quản lí chính event nhằm kết nối các bộ phận để chương trình được diễn ra thông suốt. Bạn sẽ phải có bảng phân công công việc (checklist),tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể… thật chi tiết để rà soát, giám sát và đôn đốc công việc nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.

Liên hệ để được tư vấn miễn phí

0976 240 826

Đăng ký nhận báo giá sự kiện

FORM ĐĂNG KÝ

Trước khi diễn ra sự kiện cần dàn dựng lắp đặt (setup) chương trình. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp.

Trong sự kiện với vai trò quản lý dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.

Ngay sau khi kết thúc chương trình chúng ta phải thu dọn, bàn giao địa điểm tổ chức, trả lại các thiết bị cho nhà cung cấp và thanh toán hợp đồng.

6. Tổng kết, đánh giá

Một vài ngày sau khi sự kiện kết thúc chúng ta phải họp tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn, quy trình tổ chức sự kiện. Nhưng trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể.

Đừng ngần ngại, hãy gọi ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn miễn phí!

Xem thêm:

===========================================

Công ty tổ chức sự kiện và biểu diễn nghệ Thuật Nguyễn An

Địa chỉ: Nhà 102 A1, Ngõ 34 đường Cầu Diễn, Phúc Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: 024.66873049 / 0976 240 826 Email: tochucsukien.nguyenan@gmail.com

Danh mục cẩm nang

Nội dung chính